Satınalma faturalarının doğrulanması yoluyla ödemelerdeki tutarsızlıkların giderilmesi
Siparişler ve faturalar arasındaki tutarsızlıkların saptanması
Kurumsal satınalma işlemlerinin son aşamasında, girişi
yapılmış mallar sipariş şartnamesinde belirtilmiş
koşullarla karşılaştırılarak, doğrulanma faaliyetleri yerine
getirilir. Bu faaliyetler dahilinde girişi yapılmış malların
adetleri ve kaliteleri incelenir ve malların şartnamedeki
koşullara uygun olup olmadıkları denetlenir.
Faturaların, girişi yapılmış olan mallara, uygulanan
fiyatlandırmalara ve hesaplamalara göre doğruluklarının
incelenmesini içeren bu işlemler, satınalma ve envanter
yönetimi faaliyetlerinin içinde yer alan temel denetim
işlevlerinden biridir. Faturaların sisteme girilmesi ile
sonuçlanacak süreçlerden, aynı işletme içinde yer alan
birden fazla birim sorumludur.
Bu nedenlerden dolayı ilgili birimler arasındaki bilgi
akışının düzenli bir şekilde seyretmesi zorunludur.
Faturada gösterilen ve daha önceden sipariş edilmiş
olan malların tamamının eksiksiz olarak teslim alınmış
olduğu ve sipariş sırasında belirtilmiş olan koşulların
yerine getirilip getirilmediğinin denetlenmiş olması
gereklidir. Ayrıca, nakliye, gümrükleme ve sigorta gibi
ek harcamalar da satın alınan malların maliyetlerine
yansıtılmalıdır.
Her satınalma işlemi, mutlaka bir sipariş ya da
envanterde bulunan bir kalem ile ilişkilendirilemeyebilir;
fakat kuruma gelen tüm faturalar, muhasebe kayıtları
yapılmadan önce, fatura türüne bakılmaksızın bir
doğrulama işleminden geçirilmelidir.
Şirket içi şeffaflığı sağlamak için sunulan satınalma doğrulama faaliyetleri
CANIAS ERP Fatura Kontrol Modülü, yüksek düzeyli
entegrasyonu sayesinde satınalma işlemleri, envanter
yönetimi ve cari hesapların hassas ve hızlı bir şekilde
incelenmesi için kapsamlı özellikler sunar. Bu süreç
içinde faturaların detaylı bir resminin elde edilmesi için
özel yöntemler kullanılır.
CANIAS ERP Fatura Kontrol Modülü, bir faturanın
sisteme girişi sırasında o faturayı ilişkili olan satınalma
siparişinde belirtilmiş olan kalemler ile karşılaştırır.
Böylece, faturanın sisteme girilmesinden önce hataların
keşfedilmesi ve gerekli düzeltmelerin yapılması için bir
fırsat tanınmış olur. Fatura Kontrol Modülü ayrıca
faturalanan malların teslim alınıp alınmadığını ve
envantere kaydının yapılıp yapılmadığını inceler. Bu,
faturalarda gösterilen fakat teslimatı alınmamış olan
mallara ait faturaların sisteme girilmesinin önüne geçer.
Geçerli bir faturaya ait olan satınalma siparişi
bulunamaz ise, fatura doğrudan malzeme hesaplarına
yazılabilir.
Satınalma faaliyetleri sırasında sıklıkla ek harcamalar
oluşur. Bu tür ek harcamalara ait faturalar, satın alınan
birden fazla kaleme ait olabilir. CANIAS ERP Fatura
Kontrol Modülü, bu durumlarda kullanılmak üzere dağıtım
kıstaslarının belirtilmesine olanak sağlar. Ek harcamaların
dağıtımı ağırlık, hacim, miktar, birim fiyat ya da toplam
fiyat üzerinden yapılabilir. Bir satınalma siparişi ilgili
faturada birden fazla kalemi içeriyorsa, sistem sadece
ödemesi yapılmamış olan kalemleri görüntüler.
Satınalma belgelerinin hızlı takibi ve doğrulaması için gelişmiş arama özellikleri
CANIAS ERP Fatura Kontrol Modülü, doğrulanmamış
kayıtların sistemden silinmesine izin verir. Modül finans
muhasebesi, envanter, sabit kıymetler muhasebesi ve maliyet muhasebesi modülleri ile tamamiyle bütünleşik
olarak çalışır ve bu sayede birden fazla birimi kapsayan
doğrulama faaliyetlerini kolaylaştırır. Sistemden bir ödeme
emrinin verilebilmesi için gerekli olan öğeler, ilgili
faturanın numarası ile, hesap denetleme birimi tarafından
o fatura için yapılmış olan değerlendirme ve verilmiş olan
teyiddir.
Ayrıca, henüz değerlendirilmemiş ya da sadece kısmi olarak
değerlendirilmiş olan faturalar, tüm sürecin
tamamlanması ve hesap kayıtlarının kapatılmasına kadar alı konabilir. CANIAS ERP Fatura Kontrol Modülü, aranan
satınalma siparişlerinin sistem içinde hızlı ve kolayca
bulunabilmesi amacıyla anahtar değer ve diğer arama
kıstaslarının belirtilmesine olanak verir. Kuruma gelen
herhangi bir fatura için harici fatura numarası, brüt ya da
net tutar ve KDV değerlerinden herhangi ikisinin
belirtilmesi yeterlidir.
Sisteme girilen faturaların inceleme ve kaydını
kolaylaştırmak amacıyla modül belirli otomatik özellikler
sunar. CANIAS ERP EDI (Elektronik Veri Alışverişi) Modülü
faturaların elektronik olarak işlenmesini sağlar.
Faturaların EDI kullanımı ile işlenmesi amacıyla sapmalar
ve önerilen değerler ile birlikte, uygulanması istenen
işlemlerin belirtilmesi gereklidir. Satınalma birimi, fatura
doğrulama özelliklerine başvurmadan, doğrudan sipariş
belgesini kullanarak fatura durumunu kalem bazında
değerlendirebilir. Ayrıca ilgili birimlere bilgi akışı da modül
tarafından sağlanır.
Hataları ve maliyetleri minimuma indirgemek için tasarlanmış bütünleşik doğrulama süreçleri
Müşteri ve tedarikçilerle ilgili işlem ve muhasebe
hatalarının arkasında yatan nedenler arasında, tümüyle
bütünleşik bir yapıya sahip olmayan kurumsal bilgi
sistemleri bulunur. Artan maliyetleri nedeniyle açık veren
işletmeler incelendiğinde, satınalma yönetiminin ve fatura
denetim mekanizmalarının yetersizlikleri ön plana
çıkar. Etkin bir fatura denetleme mekanizması, planlama
sırasında öngörülen maliyetler ile, gerçek maliyetlerin,
fatura kaydı sırasında bağdaştırılması işlemini hızlandırır.
Satınalma siparişi sırasında teyidi alınan, fakat hesapların
görülmesi sırasında çelişki doğuran tutarlar, hızlı bir
biçimde ortaya çıkarılabilir. Aynı durum, maliyetlerin adil
dağıtımı ve envanterin düzgün bir şekilde
değerlendirilmesi sırasındaki faaliyetler için de söz konusudur.
Satınalma ve envanter yönetimi işlemlerine ek
olarak, finansal muhasebe, maliye muhasebesi ve sabit
kıymetler işlemleri de CANIAS ERP Fatura Kontrol Modülü
ile tam olarak entegre edilmiştir ve böylece sistem
dışından kaynaklanan hataların büyük bir bölümünün
önüne geçilebilmektedir. Kullanıcıların belirli durumlarda
doğrulama sonuçlarını manuel olarak düzeltme olanakları
her zaman bulunmaktadır.
Modül Özellikleri
Bütünleşik belge takibi
Kronolojik belge yönetimi
Bütünleşik Belge Yönetim Sistemi sayesinde tüm belgeler için arşivleme desteği
Belgelerin esnek bir şekilde konfigürasyonu
Ön İzleme destekli ve PDF formatlı belge çıktıları
Esnek fiyatlandırma stratejileri
Yüksek düzeyde bilgilendirme yeteneği
Miktar ve değer tabanlı sözleşmeler
Teslimat planları
Ürün gruplandırma için esnek nitelikli işlemler
EDI bağlantısı (modülün kendi bünyesinde bütünleşik olarak bulunan EDI dönüştürücüsü)
Kalemlerin hızlı tanımlanabilmesi
Senet ve faturaların toplu girişi
Proforma fatura ve avans ödemeleri
Ödeme planları
Raporlama ve analizler
Elektronik imza desteği
Çok dilli belge desteği
Üçüncü partilerle anlaşmaların yönetimi
Gelişmiş Özellikler
CANIAS Mobile kullanımı ile Internet üzerinden uzaktan erişim
Tedarik zinciri yönetimi uygulamasının bir parçası olarak müşteriler tarafından sisteme uzakdan erişim
Entegre edilmiş ürün sınıflandırma sistemi ve ürünlere için ayrılmış özel veritabanı alanları
Risk yönetimi
Grafiksel ürün grupları ve varyant konfigürasyon uygulaması (esnek ve programlanabilir nitelikli)
