Yüksek verimlilik ve hızlandırılmış iş süreçleri sağlayan bir Doküman Yönetimi sistemi
Dosyalarla dolu rafların yerini elektronik veritabanlarının alması
Elektronik belge yönetimi, işletmelere kolay kullanım
olanakları ve katma değer sağlayarak, bilgi
teknolojilerinin yararlarını ortaya koyan en önemli
unsurlardan biridir. Bir zamanlar kurumlar dosyalarını
raflarda muhafaza ederlerdi; şimdi ise çağdaş işletmeler
belgelerini etkin bir biçimde elektronik olarak
yönetiyorlar.
Elektronik belgelerin veritabanı kullanılarak yönetimi,
artık fiziki klasörlerin içine yerleştirilen belgelerin yerini
almaktadır. Bir şirketin günlük işlemlerinin çoğunluğu
tarafından dahili ve harici belgeler üretildiği için (satış
belgeleri, satınalma siparişleri, mali beyanlar gibi),
bütünleşik bir Doküman Yönetimi sistemi, bir ERP
sisteminin temel bileşenlerinden birini oluşturur.
Denetçilik firmaları gibi harici tüzel kişilerin artık verileri
ve bilgileri elektronik formatta talep ettikleri göz önünde
tutulursa, Doküman Yönetimi sistemlerine olan
gereksinim daha iyi anlaşılacaktır. CANIAS ERP sistemi,
geliştirilmiş özelliklere ve diğer modüllerle en yüksek
derecede entegrasyona sahip olan, tam kapsamlı bir
Doküman Yönetimi sistemi sunar.
Harici belgelerin arşivlenmesi
CANIAS ERP Doküman Yönetimi Modülü, satış belgeleri,
satınalma siparişleri, tasarım belgeleri ve tasarım
çizimleri gibi CANIAS ERP sistemi içinde ve dışında
üretilen tüm belgelerin arşivlenmesine olanak sağlar.
Harici belgelerin taranması ve arşivlenmesi
Tüm harici belgeler sistem tarafından arşivlenebilir. Bu
belgeler, sistemin kendisi tarafından doğrudan üretilmiş
olan belgeler için uygulanan eşit özellikler kullanılarak,
sistem klasörleri içinde saklanabilir. CANIAS ERP
Doküman Yönetimi Modülü arşivleme konusunda farklı
belge formatlarını destekler.
Belgelerin kolay ve sorunsuz yönetimi
CANIAS ERP Doküman Yönetimi Modülü, işletmenin tüm
belge işleme gereksinimlerine etkin ve güvenli bir
şekilde cevap verir ve belgelere yetkisiz erişimi engeller.
CANIAS ERP Doküman Yönetimi Modülü tarafından
kullanılan arşivleme teknolojisi, iki katmanlı bir yaklaşım
ile belgelerin ve dosyaların gruplar halinde saklanmasını
sağlar. Örneğin, tüm dahili makbuzlar, müşteriler ya da tedarikçi adresleri ile ilişkilendirilebilir ve sistem
tarafından yaratılan klasörlerde saklanabilir. CANIAS ERP
Doküman Yönetimi Modülü tarafından bir belgenin
birden fazla versiyonunun saklanmasını sağlayan
revizyon endeksleme özelliği de sunulmaktadır.
Çok sayıda belge, tek bir proje, açık ve net bir sınıflandırma
Doküman Yönetimi Modülü, anahtar terimler kullanılarak
belgeler içinde kolay arama yapılmasına izin verir.
Projeler, siparişler ya da maliyet merkezleri tarafından
birçok belge üretilebileceği için, bu belgeler sınıflandırılıp
birbirleri ile ilişkilendirilebilir. Belgelerin elektronik olarak
arşivlenebilmeleri, proje uygulamaları dahilinde bir
projeye ait yazışma ve belgelerin takip edilebilmesinde
özellikle yarar sağlar.
Tarama yöntemiyle harici olarak yaratılan belgeler de
elektronik sistem klasörlerinde saklanabilir. Yaygın olarak
kullanılan tüm belge formatları modül tarafından
desteklenir ve bu tür belgeler ya doğrudan ya da belge
görüntüleyici programlar kullanımıyla açılabilir.
Tüm belgelere notlar eklenebilir ve belgeler başka
belgelerin içine dahil edilebilir ya da başka belgelerin
yerine yerleştirilebilir. Belgeler e-mail ve faks yoluyla
ileti olarak gönderilebilir ve ayrıca yazdırılabilir ya da başka elektronik depolama ortamlarında saklanabilir.
Belgelere erişim, "görüntüle", "ekle" ve "değiştir" gibi
kullanıcı yetkilendirme özellikleri ile denetim altındadır.
Belgeler aynı zamanda gruplara atanabilir ve erişim
yetkisi, grup tabanlı olarak ya onaylanır ya da
reddedilebilir. Başka sunucularda ya da dosya
sistemlerinde bulunan belgelere bağlantılar yaratılarak
kolay işlenmelerine olanak sağlanabilir.
Sistem çapında entegrasyon sayesinde Doküman
Yönetimi Modülünün sunduğu özellikler, CANIAS ERP
sistemindeki diğer modüller tarafından da kullanılabilir.
Bilgilere hızlı olarak erişebilme ve iş süreçleri ile ilgili
belgelerin tutarlı bir biçimde sunulması, en iyi hizmet
seviyelerinin yakalanabilmesi ve müşteri memnuniyetinin
sağlanabilmesi bakımından çok önemlidir. Doküman
Yönetimi Modülü aynı zamanda gönderi kampanyalarını
destekler ve CRM işlemleri içinden doğrudan HTML
formatlı mesaj yollama olanağı sağlar.
Tutarlı bilgiler, optimize edilmiş iletişim ve düşük maliyetler
CANIAS ERP Doküman Yönetimi Modülü, optimize edilmiş
iletişim özellikleri ile işletme faaliyetlerinin gelişmiş ve
etkin şekilde yürütülmesine, aynı zamanda da işletmenin
maliyetler bakımından tasarruf edebilmesine olanak
sağlar. Tutarlı bir veri depolama politikası ve iş süreçleri
ile ilgili sağlanan bilgiler, müşteri memnuniyetini artırır
ve müşteri hizmetlerinin optimize bir şekilde yerine
getirilmesini sağlar.
Rutin işlemler kolaylıkla otomatik hale getirilebilir ve
bunun sonucunda işletmeye ait belgelerin yazdırma,
teslimat ve depolama maliyetleri en aza indirilmiş olur.
CANIAS ERP Doküman Yönetimi Modülü, genel belgeleme
giderlerinde önemli tasarrufların gerçekleşmesini sağlar.
Güçlü işlem gücü ve kusursuz entegrasyon
İşbirliğinin, Bilgi Teknolojilerine dayalı olarak uygulanan
iş süreçlerinde kullanılabilecek en ideal yöntem olduğu
göz önünde bulundurulursa, ERP sistemi içinde
bütünleşik olarak çalışan bir Doküman Yönetimi
sisteminin önemi, daha da iyi anlaşılabilir. Bu tür bir
sistem kullanılarak, kesik iletişim ve belgelere
istenildiğinde ulaşılamaması gibi sorunların önüne
geçilebilir. Doküman Yönetimi sisteminin ERP sistemi
içine yerleşik bir biçimde ve sıkı bir şekilde entegre
edilmiş olması, sistemin iş süreçlerine verdiği destek
nedeniyle üstün düzeyde bir etkinlik sağlar.
Modül Özellikleri
Kurum faaliyetleri sonucu sistem tarafından üretilen belgelerin arşivlenmesi
Sisteme dışardan aktarılmış olan belgelerin arşivlenmesi
Yaygın olarak kullanılan tüm belge formatlarına destek (metin, resim ve çizimler dahil olmak üzere)
Anahtar kelime kullanımı ile belgeler içinde kolay arama
Belgelerde yapılan revizyonların sistem genelinde korunma güvencesi
Belgelerin iş süreçlerine ve diğer belgelere akıllı bağlantısı
Belgelerin kolay güncellenebilmesi:
Belgelerin doğrudan e-mail ile gönderilebilmesi
Belgelerin çıktılarının alınabilmesi ve fakslanabilmesi
Belgelerin başka elektronik veri depolama ortamlarında saklanabilmesi
Belgelere not ve başka belgelerin eklenebilmesi
Kişiselleştirilebilir ve güvenli erişim
Kolay ve hızlı biçimde belge yaratılabilmesi ve belgelerin incelenebilmesi
