Satınalma faturalarının doğrulanması yoluyla ödemelerdeki tutarsızlıkların giderilmesi
Siparişler ve faturalar arasındaki tutarsızlıkların saptanması
Kurumsal satınalma işlemlerinin son aşamasında, girişi
yapılmış mallar sipariş şartnamesinde belirtilmiş
koşullarla karşılaştırılarak, doğrulanma faaliyetleri yerine
getirilir. Bu faaliyetler dahilinde girişi yapılmış malların
adetleri ve kaliteleri incelenir ve malların şartnamedeki
koşullara uygun olup olmadıkları denetlenir.
Faturaların, girişi yapılmış olan mallara, uygulanan
fiyatlandırmalara ve hesaplamalara göre doğruluklarının
incelenmesini içeren bu işlemler, satınalma ve envanter
yönetimi faaliyetlerinin içinde yer alan temel denetim
işlevlerinden biridir. Faturaların sisteme girilmesi ile
sonuçlanacak süreçlerden, aynı işletme içinde yer alan
birden fazla birim sorumludur.
Bu nedenlerden dolayı ilgili birimler arasındaki bilgi
akışının düzenli bir şekilde seyretmesi zorunludur.
Faturada gösterilen ve daha önceden sipariş edilmiş
olan malların tamamının eksiksiz olarak teslim alınmış
olduğu ve sipariş sırasında belirtilmiş olan koşulların
yerine getirilip getirilmediğinin denetlenmiş olması
gereklidir. Ayrıca, nakliye, gümrükleme ve sigorta gibi
ek harcamalar da satın alınan malların maliyetlerine
yansıtılmalıdır.
Her satınalma işlemi, mutlaka bir sipariş ya da
envanterde bulunan bir kalem ile ilişkilendirilemeyebilir;
fakat kuruma gelen tüm faturalar, muhasebe kayıtları
yapılmadan önce, fatura türüne bakılmaksızın bir
doğrulama işleminden geçirilmelidir.
Şirket içi şeffaflığı sağlamak için sunulan satınalma doğrulama faaliyetleri
CANIAS ERP Fatura Kontrol Modülü, yüksek düzeyli
entegrasyonu sayesinde satınalma işlemleri, envanter
yönetimi ve cari hesapların hassas ve hızlı bir şekilde
incelenmesi için kapsamlı özellikler sunar. Bu süreç
içinde faturaların detaylı bir resminin elde edilmesi için
özel yöntemler kullanılır.
CANIAS ERP Fatura Kontrol Modülü, bir faturanın
sisteme girişi sırasında o faturayı ilişkili olan satınalma
siparişinde belirtilmiş olan kalemler ile karşılaştırır.
Böylece, faturanın sisteme girilmesinden önce hataların
keşfedilmesi ve gerekli düzeltmelerin yapılması için bir
fırsat tanınmış olur. Fatura Kontrol Modülü ayrıca
faturalanan malların teslim alınıp alınmadığını ve
envantere kaydının yapılıp yapılmadığını inceler. Bu,
faturalarda gösterilen fakat teslimatı alınmamış olan
mallara ait faturaların sisteme girilmesinin önüne geçer.
Geçerli bir faturaya ait olan satınalma siparişi
bulunamaz ise, fatura doğrudan malzeme hesaplarına
yazılabilir.
Satınalma faaliyetleri sırasında sıklıkla ek harcamalar
oluşur. Bu tür ek harcamalara ait faturalar, satın alınan
birden fazla kaleme ait olabilir. CANIAS ERP Fatura
Kontrol Modülü, bu durumlarda kullanılmak üzere dağıtım
kıstaslarının belirtilmesine olanak sağlar. Ek harcamaların
dağıtımı ağırlık, hacim, miktar, birim fiyat ya da toplam
fiyat üzerinden yapılabilir. Bir satınalma siparişi ilgili
faturada birden fazla kalemi içeriyorsa, sistem sadece
ödemesi yapılmamış olan kalemleri görüntüler.
