Öz-Kan Makina'nın ERP yatırımı ile başlayan kurumsallaşma hikayesi...
Nisan 2007 - IAS Türkiye
1983 yılında konik vana ve buhar vanası imalatı ile faaliyete başlayan ve daha sonra kelebek vana üretimini ana imalat dalı olarak belirleyen Öz-Kan Makina, bu alanda artan talepleri karşılamak için kapasitesini sürekli arttırıyor. Bu gelişimle birlikte son yılarda gerçekleştirdiği ihracatlarla adını yurtdışında da duyuran Öz-Kan Makina verimliliğini arttırmak için altyapı ve üstyapı çalışmalarının yanısıra başladığı ERP projesi ile de boyutundaki bir çok firmaya önemli bir örnek oluşturuyor. Öz-Kan Makina Genel Müdürü Hüsnü Kançeşme ve Proje sorumluları Serpil Çetin ve Serdar Kançeşme ERP projelerinde yaşanılan zorlukları ve değişimleri, KOBİ'lerin ERP projelerinde karşılaştıkları zorlukları ve aşma yollarını anlattılar.
IAS: KOBİ'lerin ERP projeleri konusunda çekingen davranmasına karşın siz büyümeye ve kurumsallaşmaya endekslenmiş bir firma olarak bu süreci başarı ile sürdürerek KOBİ'ler dahilinde önemli bir örnek teşkil ediyorsunuz. ERP projesine nasıl karar verdiniz?
Hüsnü Kançeşme: Biz üretim yapısı olarak farklı bir firmayız. Ürettiğimiz ürün adedi az, çeşit çok fazla. Bizim üretim yapımıza yönelik bir yazılımı, kendi içimizde yapmaya çalıştık ama mümkün olmadığını gördük. Birçok firma ile görüştük. Ama tam olarak bizim yapımıza uyum sağlayabilecek bir yazılım bulamadık. Sonra IAS'nin bir lansmanına katıldı arkadaşlar. Oradan hayranlıkla döndüler. Hemen çalışmalara başladık. Maliyet olarak ERP projeleri bütçede önemli bir yer tutsa da geri dönüşün bundan çok fazla olacağına inandık. O yüzden her şeyi göze aldık ve girdik bu işe.
IAS: ERP seçerken hangi kriteler ön plandaydı?
H. K.: Bizim için, malzeme çeşidi çok fazla olduğundan esneklik çok önemliydi. CANIAS'da kaynak kodların ulaşılabilir olması çok büyük bir avantaj çünkü ekranları istediğimiz gibi düzenlememiz lazımdı. O yüzden çok büyük artısı var CANIAS'ın.
IAS: ERP projesine ilk neler yaparak başladınız?
Serpil Çetin: En başta malzemelerin kodları yeniden yapılandırıldı. Kodlama sistemi oluşturuldu, ürünlerde standartlaştırılmaya gidildi. Satıştan, üretimden, tasarımdan arkadaşların çalışmalarıyla ürünlerde bazı özellikler gruplandırıldı ve bu özellikler kodlarda belirtildi. Daha önceden de bir kod yapısı vardı, ama şimdi biraz daha detaylı ve geniş kod yapısı oldu. Yalnızca malzeme kodları değil, artık ürün ağaçlarında, rotalarda bütün işlemler yapılırken detaylar gözden geçirilerek yapılıyor. Toplantılarda kâğıt üzerinde çalışmaları yapıp, daha sonra sisteme aktarıyoruz. Önce her şeyi test ediyoruz ve daha sonra canlı kullanıma geçiriyoruz. Adım adım ilerliyoruz.
CANIAS projesiyle birlikte iş süreçleri ile ilgili çalışmalar da yürütüldü. Bu çalışmalar çok kapsamlı olduğu için yavaş ama emin adımlarla ilerliyoruz. Şu anda iş akışında CANIAS ile birlikte geliştirdiğimiz bir nokta varsa, bunu hemen kalite prosedürlerimize de yansıtıyoruz. Bu işlem şu ekranda, şu şekilde yapılacak, bu işlemin sonucunda, CANIAS'daki şu raporu alacağız şeklinde. Yani artık ISO prosedürlerimiz şu CANIAS ekranından bu işlem yapılacak gibi cümleler içeriyor.
Serdar Kançeşme: Dolayısıyla ERP ile mevcut süreçlerimiz kesin bir şekilde iyileşiyor. Daha önce aksak giden işleyişler belirlenip, kağıt üzerinde kalite prosedürleri ile düzeltilmeye çalışıldığında havada kalıp bunlara uyulmaması gibi bir risk vardı. Ancak şimdi düzeltmeler doğrudan ERP sistemi üzerinden yürütüldüğü ve bu sistem bire bir operasyonumuzda kullanılmak zorunda olduğu için kalite süreçleri de doğal olarak düzenlenmiş oluyor.
IAS: Personelin tepkisi oldu mu proje başlangıcında?
Hüsnü Kançeşme: İşçilerden çok mühendislerin tepkisi oldu. İlk başta biraz savaştık, kanunlar getirdik. Ama şu anda herkes programa ilgi duyuyor. Herkes şunu da yapalım, bunu da yapalım diye fikir beyan ediyor. Kullandıkça sisteme olan güvenleri arttı. Başta ne işe yarayacak dedikleri veri girişini şimdi kendileri sıkı sıkı takip ediyorlar.
Serpil Çetin: ERP projelerinde yönetimin desteği çok önemli. Yönetim kullanıcıya bu şekilde olacak dedikten sonra zaten bir sorun kalmıyor. Bizde de yönetim projeyi çok fazla destekliyor. O yüzden yapılması gereken her şeyin kararını çıkartıyor ve tüm ilgili personele duyuruyor.
Serdar Kançeşme: ERP yazılımının alımına kimin karar verdiği önemli. Çalışanlar böyle bir talepte bulunduysa yönetim çok fazla destek vermiyor ya da ısrarcı olmuyor. Ama bizde yönetim karar veren, çalışanlar destek veren olmuş oluyor. O karar da bu sürece dahil olan kısım. Mesela birçok firmada şu olur: Adamların bir yapısı, bir iş akışı vardır. ERP'ye geçiş döneminde genelde %10 şirket sisteminde değişiklik olur, %90 programda değişiklik olur. Ama burada benim şahsi gözlemim şirket akışında %50 den fazla bir değişiklik var olumlu yönde.
IAS: Şu an hangi noktadasınız projede?
Hüsnü Kançeşme: Muhasebe yeni kullanılmaya başlandı. Kalite Kontrol, İnsan Kaynakları, Doküman Yönetimi dışında diğer tüm modüllerde canlı kullanıma geçildi. Hatta bu sevincimizi bir davetle de kutladık. CANIAS'da her şey çok ayrıntılı düşünülmüş. Rapor yapısı çok başarılı. Tüm raporları kullanmaya başlamadık ama sistemdeki raporların %20'sini kullansak ihya oluruz diye düşünüyorum. Hedefimiz Haziran ayında tüm birimlerden raporları alabilmek.
IAS: Size özel ne tür geliştirmeler yapıldı?
Serpil Çetin: Birçok geliştirme yaptık. Malzeme özelliklerine göre kodlar oluşturuldu. En basitinden malzeme kodları ile ilgili bir çalışma yapıldı. O süreç boyunca tüm kullanıcılar kodları rahatlıkla kullanabilsin diye bir geliştirme yapıldı. Kullanıcıların doğrudan belirli kriterler veya malzeme özelliklerini seçerek o malzeme kaydına ulaşmasını sağlayan geliştirmeler yapıldı. Ürüne özgü hemen hemen tüm özellikler koda yansıtıldı. Bir de bizim şöyle bir sorunumuz vardı. Çalışanlarımızın yaş ortalaması yüksek. Bilgisayara çok yakın insanlar değiller. Hatta CANIAS ile bilgisayar kullanmaya başlayanlar bile var aralarında. Onlar için özel ekranlar hazırlanması karmaşık kısımların kolaylaştırılması gerekiyordu.
IAS: Bu projede en çok yaşadığınız sıkıntılar nelerdi?
Serdar Kançeşme: Proje ekibi kurarken çok sıkıntı çektik. Her birimden modül sorumlusu temin edemedik. Her departmanla toplantılar yaparak bilgileri aldık. O yüzden çekirdek ekip 2-3 kişiydi. Modül sorumlularını önceden seçip herkese iş tanımını ve sorumluluklarını önceden vermek lazım. Yoksa insanlar programın içinde her şey varmış, otomatik olarak olmalıymış izlenimine kapılıyor. "Bunun ürün ağacı yok, ne yapacağım şimdi!" diyorlar. Ama onu kendisinin yapması gerektiğinin farkında değil. Başlarda bu ürünün rotası yok, iş emri açamıyorum diye Serpil Hanım'ı arıyorlardı. Halbuki rotasını kendisi girmesi gerekiyor.
IAS: Peki bu sıkıntıları nasıl aştınız?
Serdar Kançeşme: Biz yönetim ve proje ekibi olarak yönlendirmeyi hep şöyle yaptık "Bu sistemi başarıyla kuran, uygulayan ve başarıyla işleten pek çok firma var". Yani CANIAS'ın referanslarını çok kullandık. "Orada yapıyorlar sen niye yapamıyorsun?" diyerek "Bu süreç bizde işlemez" itirazlarının önüne geçerek küçük değişiklikler ile sistem içindeki standart yapıya yönlendik. Böylece zaman içinde sistemin yetkinlikleri konusunda duyulan tereddütler ortadan kalktı. Mesela muhasebe tabanlı bir yazılım olsaydı "Bunun üretimi iyi değil, bana burada cevap veremiyor" deyip kendi bildiklerine devam edeceklerdi ve büyük oranda da haklı olacaklardı. CANIAS'da tüm modülleri çok iyi kullanan yüzlerce başarılı örnek olduğu için proje ekibi olarak işimiz kolay oldu. "Bakın şu, şu, şu firmalar üretimi de, muhasebeyi de, müşteri ilişkilerini de CANIAS'dan takip ediyor" dediğimiz zaman insanlar bunu başarıyla kullanan müşteriler olduğunu bildiği için itirazlarında çok ısrarcı olmadılar. İlk zamanlarda programın yürümeyeceğine inanan insanlar şimdi bizimle birlikte programı savunuyorlar. İş yüklerinin artacağından korkuyorlardı başta ama sonra gördüler ki aslında iş akışları hızlanmış. Artık hata kimde kaygısı yaşanmıyor. Ama insanlara bu güveni sunamayan, bunu kısa zamanda gösteremeyen bir program olsaydı, eminim ki şu anda bu durumumuz çok farklı olurdu.
IAS: Sizin sektörünüzden ya da sizin büyüklüğünüzde ve ERP çözümü konusunda karar verme aşamasında olan firmalara önerileriniz neler olur?
Hüsnü Kançeşme: ERP projesine boğulmadan önce başlamak lazım. Bizde ürün çeşidi çok fazla. Bizden büyük ya da bizden çok üretim yapan firmalar olabilir ama çeşitliliği bizim kadar çok olan başka bir vana firması yok diyebilirim. Bu nedenle bir süre sonra boğuluyorsunuz bunların içinde. O hale gelmeden ERP projesine başlamak çok önemli.
Serdar Kançeşme: Bence bir senelik bir hazırlık aşaması olmalı. Karar vermeden önce, ERP yazılımını seçmeden önce her şeyin kağıt üzerinde hazırlığı yapılmalı. Malzeme kayıtları için, müşteri ana kayıtları, ürün ağaçları ve rotalar ile ilgili ön hazırlıklar en azından program arama aşamasındayken başlamalıydı ki proje süreci kısaltılsın. Bu bilgiler daha önce düzenlenemediği için KOBİ'lerde projeler zorlu oluyor. Geçiş daha yumuşak olsun diye ön hazırlıklar daha detaylı olabilirdi bizde de. Gerek satış, gerekse rotalar ve üretim için her bölüm program alınmadan önce hazırlığına başlayabilirdi. Yazılımın satın alınmasından önce bile bir proje planı ile hareket etmek daha uygun olurdu. Düşünün satıştan başladığımızda, satış belgelerimizde bile bir standart yoktu aslında. Her satış elemanı kendine göre bir format hazırlıyordu. Bu tarz detaylarla çok uğraştık.
Önceden hazırlığımız olsaydı, faturamız bu, irsaliyemiz bu, satış belgemiz bu, iş emri formumuz bu gibi standartlar olsaydı çok kısa sürede programa entegre edilebilirdi. Her şey tekrar tekrar gözden geçirildi. ERP projelerinde sabit sürelik bir proje gibi düşünülmemeli. Canlı kullanıma geçilse de proje her zaman devam edecektir. O yüzden firmalar proje zamanlarını belirlerken 6 ayda, bir senede biz bu olayı bitiririz dememeli. Ekipler oluştururken sistemlerini sürekli geliştirmeye yönelik düşünerek oluşturmaları lazım. Modül sorumlularını çok iyi seçmeleri lazım. Her bölümden aktif olarak programı sürekli kullanacak bir kişi ve iyi bir bilgi işlem sorumlusu ile devam edilmesi gerekli. Çünkü sadece canlı kullanıma geçişle bitmiyor iş. Sürekli geliştirme de olacağı için ekibin de ona göre kurulması lazım. Tabi başka bir konu da seçtikleri yazılım firmasından alacakları danışmanlık hizmetini çok iyi değerlendirmeleri. Biz gece gündüz ne zaman ihtiyaç duysak, IAS personeli yanımızdaydı. Sadece canlı kullanıma geçinceye kadar değil, sonrasında da yanımızda bize destek olacaklarını biliyoruz.
Öz-Kan Makina 1983 yılında konik vana ve buhar vanası imalatı ile faaliyete başlamış olup, kısa süre sonra kelebek vana üretimi ana imalat dalı olarak belirlemiştir. Ülke gelişimine paralel olarak artan talepleri karşılamak için ürün çeşidini ve kapasitesini sürekli arttıran Öz-Kan Makina, bugün sektöründe kaliteli ürünleri ile tanınan bir marka konumunda olup, son yıllarda gerçekleştirilen ihracatlarla kalitesini yurtdışı pazarlarda da kabul ettirmiştir. Öz-Kan Makina, yeni yüzyıla modern tesislerinde, deneyimli kadrosuyla sektöründe lider olmak hedefiyle girerek, bu vizyon doğrultusunda çalışmalarını hızlandırmıştır.
