1993 yılından bu yana tam bir hizmet anlayışı felsefesini benimsemiş olan, kendisine ait tasarımları ile İngiltere, Amerika, Danimarka, İspanya, Fransa ve İtalya'ya ihracat yapan Aster Tekstil, tüm iş süreçlerini CANIAS ERP yazılımı ile yürütüyor.

Ayda 500.000 parçaya kadar üretim yapabilme kapasitesine sahip Aster Tekstil, başarı ile devam eden CANIAS ERP Projesindeki deneyimlerini, Satış ve Pazarlama Müdürü Ali Koçali ve Proje Yöneticisi Çiğdem Dönmez bizlerle paylaşıyor.

Ali Koçali: ERP'den önce kullandığımız çeşitli yazılımlar ve sistemler vardı. Ancak sorgulamak istediğimiz detaylar, almak istediğimiz raporlar fazlalaşıp, karmaşıklaşınca, bunların mevcut sistemde yapılabilirliğini analiz ettik ve ihtiyaçlarımızı karşılamadığını gördük. Çevremizin ve yönetim danışmanlarımızın da fikirlerini alarak ERP'ye geçme kararı aldık. "Neden ERP" dediğimizde de, gittikçe zorlaşan rekabet şartlarında iş yapmak, eski karlılıkları elde etmek artık söz konusu değil, sistemi iyi yönetebilmek için iyi ölçebilmek, bunun için de daha detaylı raporlama yapabiliyor olmak gerekiyor.

Artık kimse ürettiği veya sattığı ürünün fiyatını belirleyemiyor. Müşterinin bir satış fiyatı var, perakendede ürünü satacağı fiyatı belirliyor, üreticiye de "şu fiyata yapacaksın" diyor. "Bu fiyata istenilen ürünü nasıl çıkarabilirim?" diye düşündüğünüzde maliyetlerinize, fire oranlarına, daha önce gerçekleşmiş verilere bakıyorsunuz.

Bu yapıdan yola çıkarak Aster Tekstil'i, raporlamaları kolayca yapabileceğimiz, detayları hemen görebileceğimiz bir noktaya getirmemiz gerekiyordu. Böylece ERP yazılımı arayışına başladık.

Ali Koçali: Yazılım arayışına başladığımızda, görüştüğümüz uluslararası yazılım firmalarının arasında IAS de vardı. İncelediğimiz yazılımların birinde ihtiyaçlarımıza yönelik çözümleri bulamadık, diğeri ise tekstil sektörünün uzmanlık alanını olmadığını söyledi. Bu seçenekleri elediğimizde, iki seçenek üzerinde değerlendirmelerimize başladık. Almanya menşei olan bir başka yazılım ve IAS'den demolar aldık. Yazılımları kullanan firmalarda referans ziyaretleri ve incelemeler yaptık. Değerlendirme kriterlerimizi oluşturduk ve detayları karşılaştırdık. Marka bilinirliği, marka değeri, programın ne kadar kompakt olduğu, maliyeti, kullanım kolaylığı v.b. konularda değerlendirmeler yaptık.

Seçeceğimiz yazılımda anahtar kullanıcılarımızın en fazla üzerinde durduğu konu, kullanım kolaylığı ve veriye istediği zaman ulaşılabilmesiydi. CANIAS ERP diğer yazılımlara göre daha kompakt ve kullanımı kolay ekranları olan bir yazılımdı.

Bizim için sadece yazılımın kompaktlığı değil aynı zamanda firmanın da kompakt olması önemli. Çünkü biz kendimizi rakiplerimiz ile kıyasladığımız zaman, başarımızın daha kompakt ve daha esnek olmamızdan kaynaklandığını biliyoruz. Benzer çalışma ve başarılarından dolayı IAS için de aynı şey geçerlidir diye düşünerek tercihimizi CANIAS ERP'den yana kullandık.

Ali Koçali: Biz olaya sadece yönetim noktasından bakmadık. Anahtar kullanıcılarımızın onaylamadığı bir ERP yazılımının sürecini yönetmekte sıkıntı yaşayacağımızı bildiğimiz için, en başından sürece, onları da dahil ettik. CANIAS ERP'nin esnek ve geliştirmeye açık oluşu, yani yazılım geliştirme dili TROIA sayesinde kendi bünyemizde de rahatlıkla geliştirebiliyor olmamız gibi çok önemli artıları vardı.

Yazılım projesini daha etkin yönetebilmek adına, seçim aşamasından karara kadar tüm kullanıcıları da bu sürece dahil ettik. Onların düşüncelerini ve değerlendirmelerini aldık. Sonuçta da CANIAS ERP ile devam etme kararı aldık. Sonrasında da işin uygulama süreci başladı.

Ali Koçali: Yönetim olarak, "ERP'ye neden ihtiyaç duyduk? Neden aldık" sorularını aklımızdan çıkartmadık ve çıkarttırmadık. Anahtar kullanıcılar kadar son kullanıcıların da projeye ve sürece dahil edilmesi gerekiyordu. Öncelikle tüm ekibimizin katılımı ile ERP'nin ne olduğu, IAS'nin kim olduğu CANIAS ERP'nin yetkinliği gibi konularda toplantılar yaptık.

Eski sisteme alışkanlıkları sebebi ile çalışanların yeni sisteme geçişte zorlanmamaları için, ERP'ye neden ihtiyaç duyduğumuzu, bize neler sağlayacağını, proje sürecinde nasıl ilerleyeceğimizi ve bunun için ne gibi özverilerde bulunmamız gerektiğini bir dizi toplantı ile tüm çalışanlarımıza anlattık. Yönetimden biri olarak ben projeye mümkün olduğunca dahil olmaya çalıştım, Genel Müdürümüz İsmail Koçali de sürekli raporlarla takip etti. Projenin hep arkasında durduk.

Ali Koçali: Özellikle böylesine zor bir dönemde, böylesine büyük bir yatırımın neden yapılması gerektiğini anlattık. Sonrasında da herkes projeyi takip eder oldu. Bu konuda arkadaşlarımız da çok özverili davrandılar. Projeyi çok önemsediğimiz için Proje Yöneticimiz Çiğdem Hanım ile sürekli fikir alışverişi yaptık. Çiğdem Hanım'ın projeyi son derece iyi yönettiğini düşünüyoruz. Projeye dahil olan bütün arkadaşlarımıza derdimizi ve amacımızın ne olduğunu doğru anlatabildiğimiz için de ekstra bir direnç oluşmadı. Hedeflerimizden hiç uzaklaşmadık. Diğer taraftan da her kullanıcının projeye bakış şeklinin farklı bir motivasyon içerdiğinin farkındaydık. Departman yöneticisi ile stokta veri giren personelin proje motivasyonu aynı olmayacaktı. Bu nedenle olabildiğince hızlı bir şekilde ve doğru yöneterek projeyi sonlandırmaya çalıştık. Böyle bir bıkkınlık başladığı zaman bunun bütün departmanlara da nüfus edeceğinin farkındaydık. Proje biraz ilerleyip kurulan modüllerden rapor almaya başladığımız zaman, bunu motivasyon aracı olarak kullandık. "Bu kadar emek verdik, şu raporları artık hızlı ve doğru bir şekilde alabiliyoruz." dedik. Bir toplantıda Planlama Yöneticimiz Zümrüt hanım aldığı raporlardan bahsederek "İşte şimdi CANIAS ERP'nin meyvelerini toplamaya başladık" deyince bizim için de büyük bir motivasyon kaynağı oldu. 5 ay gibi bir sürede projenin yüzde 40'lık bölümünün bitmesine rağmen, neler elde etmeye başladığımızı görünce, bu bizim için de ciddi bir itici güç oldu. Tüm gelişmeleri çalışan arkadaşlarımızla paylaştık. Yaptıklarımızı ve ileride neler yapabileceğimizi anlamaya başladılar.

ERP projelerinde iş, yazılımını veya tedarikçi firmayı seçmekle bitmiyor. Örneklerini biz net olarak yaşadığımız için söyleyebilirim, projeyi de çok iyi yönetmeniz gerekiyor.

Projeyi yürütürken süreçlerimizi iyileştirdiğimiz birçok nokta da oldu. Daha önce farklı raporları karşılaştıramıyorduk. Ama şimdi ne yapıyoruz; Depodaki stok durumu ile, pazarlamadaki sipariş durumumu bir araya getirip özel raporlar elde edebiliyoruz.

Çiğdem Dönmez: ERP projemizin başlangıcı 17 Eylül 2008. Çalışmaya anahtar kullanıcılarımız ve danışmanlarımız ile birlikte sistem analizi yaparak başladık. Her departmandan, kendi alanında uzman, projeye yön verebilecek, akılcı, yol gösterebilecek arkadaşları anahtar kullanıcı olarak seçtik. Tek tek her kullanıcının adı ve hangi modül ya da modüller ile ilgileneceği belirlendi ve bir proje organizasyon şeması hazırlandı. Proje Planına göre ilk iki haftayı sistem analizi için ayırdık. Bu süreçte tüm gün süren çalışmalar ile danışmanlara kendimizi anlattık. Arkadaşlarımız çok detaylı bir şekilde kendi departman dosyalarını hazırlamışlardı. Zaten yazılım karar sürecinde de arkadaşların departmanları ile ilgili hazırladığı bilgiler ve beklentilerinin yer aldığı dosyalar kullanılmıştı. Danışmanlar ile bu bilgileri paylaşmak analiz sırasında işimizi oldukça kolaylaştırdı. Danışmanların sistemi tasarlayabilmek için hazırladıkları soruları cevaplandırdık. Her departmanda kullanılan form ve raporlardan örnek çıktılarımızı hazırlamıştık ve danışmanlara sunduk.

Çiğdem Dönmez: Aster'de CANIAS ERP'den önce mevcutta kullandığımız farklı süreçlere yönelik yazılımlar vardı. Her işi farklı bir yazılımla çözmeye çalışmışız. Bir rapor istendiğinde farklı yerlerden, farklı raporlar oluşturuluyor, hem veriler birbirini tutmayabiliyor, hem de mükerrer veri girişleri oluyordu. Kullanılan yazılım çözümleri arasında bir entegrasyon yoktu.

Çiğdem Dönmez: Analiz sürecinde kullandığımız mevcut programların her birinin ekran görüntüleri, nasıl veri girdiğimiz, çıktı ve rapor örnekleri gibi pek çok yapıyı IAS danışmanlarına sunduk. Mevcut programda hoşumuza giden "CANIAS ERP'de de böyle istiyoruz" dediklerimiz, bir de "bunları yapamıyoruz, bunları CANIAS ERP'de yapmak istiyoruz" dediklerimizi çıkardık.

Analiz süresi sonunda yol haritamız çıktı ortaya. Ay ay, hafta hafta proje planımız belirlendi. Bunları belirli periyotlarla güncellemeyi amaçladık.

Çiğdem Dönmez: Analiz bittikten sonra 8 Ekim'de yazılımı kurduk. Malzeme tanımları gibi temel işlemlere başladık. 1 Mart 2009'da da yani 5 ay gibi kısa bir sürede, Satış ve Pazarlama Yönetimi, Ürün Ağaçları, Rotalar, MRP, Satınalma Yönetimi, Fatura Kontrol, Envanter Yönetimi, Üretim Yönetimi ve İş Emirleri modüllerinde canlı kullanıma geçtik. İlk olarak, siparişlerimizi sisteme girmek, ürün ağaçları ve rotalarımızı oluşturmak, MRP çalıştırıp malzeme ihtiyaçlarımızı hesaplamak gibi ana süreçleri CANIAS ERP üzerinden yürütmeye başladık. Bu adımları, sistem üzerinden satın alma siparişlerinin açılması, satın alma siparişine bağlı stok girişlerinin yapılması, satın alma faturalarının işlenmesi, satış faturamızın ve ihracat beyannamelerinin açılması izledi.

5 ay içinde bu ana zinciri başlatmış olduk. Geçen süre içinde paralel kullanım yaptığımız noktalar da oldu. Ama gördük ki, %100 tek sisteme geçmedikçe, kullanımdan istediğimiz verimi alamayacağız. Kullanıcılar eski sistemde günlük işini yapabildiği için, CANIAS ERP'ye veri girişini ek bir iş ya da boş zamanlarında yapacağı bir iş gibi görebiliyor, bu da sistemi sağlıklı test etmemizi engelliyordu. Sistem çalışıyordu ama pek çok noktada canlı kullanıma geçtikten sonra ilaveler yapmak durumunda kaldık. Amaçtan sapmadık, yılgınlık, motivasyon kaybı yaşamadık. Bazı işlemleri manuel yürüttüğümüz zamanlar oldu. Öngöremediğimiz ve canlı kulanım sırasında karşımıza çıkınca fark ettiğimiz sorunlar da yaşandı.

Projenin 5. ayından sonra da sıradaki modüllerin uyarlamasına başladık. Şu an geldiğimiz noktada ilk kullandığımız modüllere ilaveten İnsan Kaynakları Yönetimi, İthalat Yönetimi, İhracat Yönetimi, Kalite Kontrol, Doküman Yönetimi, Standart Ürün Maliyetlendirme modüllerini de kullanmaya başladık. 01.01.2010 itibari ile de Genel Muhasebe modülünde canlıya geçtik. Gene 2010 yılı itibari ile EDI modülünü kullanmaya başladık ve müşterilerimiz ile ortak EDI projeleri başlattık.

İlerleyen aşamalarda, Balanced Scored Card uygulamasını da CANIAS ERP üzerinden yapacağız.

Çiğdem Dönmez: Projeye Ekim 2008'de başladığımızı düşünürseniz, 1 yıl sonunda, birkaç modül dışında, tüm sistemi kurmuş olduk. ERP proje ekibimiz ben dahil 3 kişiden oluşuyor. Anahtar kullanıcı sayımız 20. Bütün kod geliştirmelerini iki uzman arkadaşımız Volkan Şen ve Başar Yılmaz yürütüyorlar. Geliştirmelerin büyük kısmını ek danışmanlık desteği almadan kendi ekibimizle yaptık.

Adım adım eskiden kullandığımız yazılımları bıraktık. En önemlisi Excel'de hazırlanan bireysel raporları bırakmaktı. Kimse artık bireysel rapor hazırlamasın ve raporlar o kişinin bilgisayarında kalmasın istiyoruz.
 

Aster Tekstil Referanslarımız arasında yer almaktadır. Aster tekstil hakkında detaylı bilgi için tıklayınız.