Tek bir platformdan sistemin yönetilmesi ve esnekliği ERP için şart koşan Kuralkan Motorlu Araçlar A.Ş. Bilgi İşlem Müdürü Sayın Mehmet Karagöz, CANIAS'a karar verme süreçlerinden yaptıkları geliştirmelerin detaylarına kadar tüm süreci sizler için anlatıyor…
 

Mehmet KARAGÖZ: Firmamızın 1950, 1960'lardan itibaren otomotiv sektöründe faaliyetleri olduğunu söyleyebiliriz. İlk etapta otomotiv yedek parça satışıyla ticari hayatına başlamış, motosiklet sektörüyle ilk tanışma ise 1987 yılında Almanya'daki MZ firmasının Türkiye distribütörlüğünün alınmasıyla olmuştur. Doğu Almanya Batı Almanya birleşmesiyle beraber, MZ firmasının Doğu Almanya'daki fabrikasının satışı gündeme gelmiş ve Kuralkan Motorlu Araçlar A.Ş olarak bu fabrika satın alınarak, tesis tamamen Türkiye'ye taşınmıştır. Bu gelişme ile beraber tüm dünyaya Kanuni MZ markası Türkiye'den satılmaya başlanmıştır…

Sektörde gösterilen başarının ardından, 1994 yılında İstanbul Dudullu'daki fabrikamızda Kuralkan Motorlu Araçlar A.Ş. olarak yerli dört zamanlı motosiklet üretimine başladık. O yıldan bu yana Kanuni markasıyla ürettiğimiz motosikletleri hem yurt içi hem yurt dışı pazara sunmaktayız. . 71 milyonluk bir ülkede yüz binlerce hatta milyonlarca motosiklet kullanıcısı hedefini ve vizyonunu taşıyabilecek şekilde planlanan Kanuni Motosiklet üssünü ise 2006 yılında faaliyete geçirdik. Sabiha Gökçen Havaalanı yakınında, 50.000 metrekare arazi üzerine kurulmuş olan tesisimiz sektörünün en büyük Türk motosiklet fabrikası olma özelliği taşıyor.

Yerli üretimin yanı sıra uluslar arası ortaklıklar ve stratejik işbirliği projelerimizle de motosiklet sektöründeki gücünü ve etkinliğini pekiştirirken; Güney Koreli S&T Motorsla birlikte S&T Kanuni markasını üretmekte, Efsane motosiklet Husquarna'nın Türkiye distribütörlüğünü yapmaktayız. Geçen 23 yılda Türkiye'de yüz binleri aşan kullanıcı adedimiz 250 bayimiz ve 200 ü aşkın yetkili servisimizle ülkenin en büyük pazarlama ve hizmet organizasyonlarından birine sahip olduğumuzu düşünüyorum. Ülkemizde Motosiklet Sektörünün doğmasında ve motosiklet kültürünün oluşmasında öncülük ettiğimize de ayrıca inanıyorum.

Mehmet KARAGÖZ: Yukarıda anlattığım gelişim sürecine baktığımızda, Kuralkan'ın yerinde durmayan ve sürekli büyüyen bir firma olduğunu görebilmek mümkün. Bu büyümeye paralel olarak süreçlerimizi en iyi şekilde yürütebilmemiz için, özellikle ileriyi düşünecek olduğumuzda iyi bir yazılım altyapısının olmazsa olmaz olduğunu görebilmemiz çok da zor olmadı. Yönetimin de desteğini alarak böyle bir arayışa resmen girmiş olduk.

2002'li senelerde öncelikle bir muhasebe programıyla başlandı, fakat bunun yeterli olmadığı görülüp bir ERP firması ile anlaşıldı. Yani ilk ERP geçiş sürecimizi 2002 yılında gerçekleştirmiştik. Yaşadığımız bu ilk deneyimde ERP'nin bir paket program olmaması gerektiğinin farkına vardık. Çünkü ihtiyaçlar hem çok çeşitli hem de çok fazlaydı ve mevcut paketle ihtiyaçlarımızı bir araya getirmek mümkün olmuyordu. Bunu gördükten sonra mevcut ERP programına ek olarak neler yapacağımızı düşündük ve web tarafımızı güçlendirmeye karar verdik çünkü taleplerini web üzerinde aldığımız birçok bayimiz vardı. Web tarafı bizim için ERP sistemimizden ayrı ikinci bir uygulamaydı. Başka bir firma ile anlaşılarak tamamen sıfırdan kodlar yazıldı. Onlarla da bir noktaya kadar gelindi fakat daha sonrasında firmanın kapanmasıyla beraber oradaki süreçde sonlandırıldı. Yeni bir firmayla tekrar web tarafında aktifleştik. ERP konusunda bir paket içine sıkışıp kaldığımız için bütün geliştirmeleri web tarafında yapmaya çalışıyorduk. Tam da bu noktada firma yetkililerinden bize "biz bir ERP firması değiliz” diye bir uyarı geldi.

Bunların yanı sıra kullandığımız ERP sisteminde Depo Yönetimi yoktu. Depo Yönetimi için özel uygulamalar yapan başka bir firmadan danışmanlık almaya başladık ve nerdeyse kendi sistemimizdeki hiçbir birim birbiriyle konuşamaz hale gelmişti. İnanılmaz bir entegrasyon sorunu yaşamaya başladık ve bu sebepten dolayı çok fazla hatayla karşılaştık.

Mehmet KARAGÖZ: Bu tecrübelerden sonra iki nokta üzerinde yoğunlaştık. Birincisi sistemin bütünleşik bir sistem olması yani tek bir platformdan yürütülüyor olması gerekiyordu. İkinci olarak ise esnek olmasının gerekliliğiydi. Bizim ihtiyaçlarımızın tamamen bunlar olduğuna karar verdik ve bunun üzerine hedeflerimizi belirlemiş olarak bir arayış içersine girdik. Internet üzerinden yaptığımız araştırmalar sonunda, referansları da baz alarak bir takım ERP firmalarına ulaştık. Bunlardan birisi de CANIAS ERP'ydi.

Bu firma belirleme sürecinden sonra demo toplantıları yapmaya başladık ve hepsini tek tek dinledik. IAS'nin daha ilk toplantısında CANIAS ERP'yi anlatırlarken ben kendi içimden "işte tam aradığımız program bu " dedim. Kimilerinde evet esneklik vardı ama bir dili var onu çözmek mümkün değildi, diğerlerinin bir sürü modülü var ve bunların hepsini almayı size must koşuyor ve oldukça ciddi maliyetlerden bahsediyorlardı. Fakat CANIAS ERP'yi dinlerken anladık ki tam aradığımız program da buydu. Hem tek bir platform üzerinden yönetilebiliyor, hem oldukça esnek ve yazılımın dili Troia neredeyse herkesin üzerinde geliştirme yapabileceği kadar kolaydı. Üstelik acık kaynak kodlu olması bizim için vazgeçilmez bir unsurdu. Sonuç olarak ben de yönetim de CANIAS ERP'nin aradığımız ERP programı olduğuna karar verdik ve bu şekilde IAS ile projeye başlamış olduk.
 

Mehmet KARAGÖZ: Firma olarak kendi içimizde o kadar çok sistem değiştirdik ki, bu geçiş sürecinde oldukça tecrübeli olacağımızın farkındaydık. Bir ERP sistemine geçmek her zaman zor günler ve ciddi emek gerektirir. Bunu için sabırlı olmak gerekir. Çünkü her geçiş sürecinde bir takım aksaklıklar yaşanır ama bunları anlayışla karşılamak her zaman süreci kolaylaştırır ve projenizi başarıya götürür. Öncelikle bunu ifade etmek istiyorum.

CANIAS ERP ile projeye başladığımızda, canlıya geçmek için önümüzde çok kısa bir süre vardı. Üstelik bu sürede oldukça fazla da geliştirme yapmamız gerekti. Bu aslında bizim için bir handikap haline gelmişti çünkü bu geçiş sürecinde geliştirmelere kanalize olmaktan, test yapma sansımız pek olmadı. Ufak tefek sıkıntılarla karşılaştık bunlar da olmazsa olmazlardı zaten ama CANIAS ERP sayesinde bu süreci oldukça verimli ve rahat atlattık. Bunun en önemli sebebi de IAS'den her zaman istediğimiz desteği alabiliyor olmamızdı. Ne zaman ihtiyacımız olsa her zaman yanımızdalardı. Kendi yönetimimizin de bu süreçte bize çok desteği oldu. Neden diye sormak yerine her türlü sürece olacak gözüyle baktılar ve bu da kaos ortamına girmeden bu süreci atlatabilmemizi sağladı.

Mesela daha önceden hiç denemediğimiz bir sürece CANIAS ile adım attık. Bu da Satış Otomasyonuydu. Kısaca bu geliştirmeden biraz bahsetmek istiyorum. Sipariş aşamasında, bu siparişin neyle ödeneceğini tespit edilerek, faturasının kesilip tahsilatının alınacağı kadarki süreci Satış Otomasyonu sayesinde CANIAS ile başardık. Satış otomasyonu olmadan önce oldukça sistemsizdik ama CANIAS sayesinde bunu kolaylıkla aşabildik. Hem geçiş süreci hem de bu gibi yeni uygulamalar bizi oldukça zorladı ama CANIAS ERP'nin esnekliği sayesinde bunların altından kalkabildik.

Mehmet KARAGÖZ: Kullanıcı direnciyle elbette ki karşılaştık ve aslında çok da doğal bir durum. İki taraf arasında köprü konumunda olabilirseniz, bu süreci rahatlıkla yönetebilirsiniz. Hele yönetimin desteğini de almışsanız iş daha da kolaylaşıyor. Biz toplantılar yaparak arkadaşlara süreci detaylıca anlatmaya gayret ettik. Önceden yaptıklarını bu sistem üzerinde yapmaya çalışmamalarını istedik. Değişik ve farklı bir şeye geçtiğimizin ve onu anlamaya çalışmalarının büyük kolaylık sağlayacağını anlatmaya çalıştık.
 

Mehmet KARAGÖZ: Öncelikle ERP'nin asla bir paket program olmamasının gerektiğini bilmeliler. Geliştirmeye açık olması çok önemli aksi takdirde bu bir ERP sistemi olmaktan çıkar ve basit bir program olmaktan öteye geçemez. Hep üzerinde durdum ve durmaya da devam ediyorum. Bütünleşik bir sistem olması yani sistem içerisinde tüm birimlerinin birbiriyle konuşması olmazsa olmaz…Esneklikte yine en çok dikkat edilmesi gereken temel konulardan birisi bana göre. Yazılım dilinin kolay anlaşılabilir olması da, firmaların kendi istedikleri geliştirmeleri kolaylıkla yapmalarını sağlayacak yegane unsur olacaktır.

Mehmet KARAGÖZ: Müşteri şikayetleri konusu bizim oldukça hassas olduğumuz bir konu bu nedenle de ilerleyen günlerde ilk hedefimiz CRM'i devreye almak olacaktır. Şu anda bu süreç kalite yönetimi standartları içerisinde yürüyor ama bu bizim için yeterli olmuyor. CRM modülünün ciddi faydalarını göreceğimizden de hiç şüphem yok.